Как да преминем от един медицински софтуер към друг

Много практики търпят години наред бавна или неудобна програма само защото смяната изглежда рискована: „Ами ако загубим данните? Ако спре работата? Ако не можем да отчетем месеца?“ Добре планираният преход минава почти незабелязано за пациентите. Ето стъпките, които го правят спокоен.

Кога има смисъл да смените софтуера

Чести причини практиките да търсят нова програма:

• програмата е бавна и всеки преглед отнема излишно време;
• липсват или се бавят нужни функции — за НЗИС, за отчетите, за регистрите;
• поддръжката е трудно достъпна, а проблемите се решават с дни;
• отчетите към НЗОК често се връщат с грешки;
• цената расте, без да получавате повече.

Ако разпознавате две или повече от тези причини, смяната вероятно ще ви спести повече време, отколкото ще отнеме.

Стъпка 1: Опишете какво ползвате днес

Направете кратък списък на всичко, с което работите в сегашната програма. Така новият доставчик ще знае какво трябва да подготви и нищо няма да бъде забравено:

• колко работни места има и кой на кое работи;
• кои документи издавате всеки ден и кои — рядко;
• кои регистри водите — диспансерен, имунизационен, профилактичен;
• каква техника е свързана — принтери, скенери, четци за КЕП, лабораторни апарати;
• какви справки и отчети ползвате.

Стъпка 2: Изберете подходящ момент

Най-удобно е преходът да стане в началото на месеца, след като сте изпратили месечния отчет към НЗОК от старата програма. Така целият нов отчетен период минава в новия софтуер и не се налага да сглобявате един отчет от две програми.

Ако е възможно, изберете ден с по-малко пациенти и избягвайте най-натоварените периоди, например пика на грипния сезон.

Стъпка 3: Прехвърлете данните

Данните са най-ценното в практиката. Обикновено от старата програма се пренасят:

• пациентите и техните данни;
• историята на прегледите;
• диспансерният регистър;
• имунизациите и профилактиката.

Попитайте новия доставчик какво точно може да пренесе от вашия сегашен софтуер и как ще проверите, че всичко е на мястото си. След прехвърлянето направете проста проверка: сравнете броя на пациентите и отворете картоните на няколко пациенти, които познавате добре.

Стъпка 4: Подгответе техниката и достъпите

Преди първия работен ден в новата програма проверете:

• програмата е инсталирана на всички работни места;
• квалифицираният електронен подпис (КЕП) работи с новата програма;
• достъпът до НЗИС е настроен и пробен документ минава успешно;
• принтерите печатат документите правилно;
• всеки служител има свой потребител и знае паролата си.

Стъпка 5: Обучете екипа преди деня на прехода

Обучението е по-ефективно, когато е преди първия работен ден, а не по време на прием. Нека всеки, който ще работи с програмата — лекар, сестра, регистратор, — мине през своите ежедневни задачи: преглед, рецепта, направление, болничен лист.

Добре е старата програма да остане достъпна за справки през първите седмици. Така, ако ви трябва стар документ, няма да се притеснявате.

Стъпка 6: Проверете първите дни и първия отчет

През първите дни следете дали документите стигат до НЗИС и дали регистрите са пълни. Най-важната проверка идва в края на първия месец — първият отчет към НЗОК от новата програма. Прегледайте го внимателно преди изпращане и не се колебайте да потърсите поддръжката, ако нещо ви се стори необичайно.

Планът накратко

Чести грешки при смяна на софтуера

• Смяна в последните дни на месеца. Тогава отчетът към НЗОК трябва да се събира от две програми.
• Обучение „в движение“. Ако екипът учи новата програма по време на прием, пациентите чакат, а грешките се умножават.
• Непроверени данни. Пропуск в прехвърлянето, открит месеци по-късно, се оправя много по-трудно, отколкото ако е хванат в първия ден.
• Забравена техника. Принтер, който не печата рецепти, или четец за КЕП без драйвер може да спре работата за часове.
• Твърде ранно спиране на старата програма. Оставете я достъпна за справки, докато се уверите, че всичко нужно е в новата.

Как е при преминаване към Нисет

При преминаване към програма на Нисет:

• прехвърлянето на данните от другия програмен продукт е безплатно;
• обучението на служителите е включено в лиценза;
• поддръжката е безплатна и неограничена — по телефон, по имейл и по интернет;
• можете първо да видите програмата на безплатна онлайн демонстрация, без ангажимент.

Ако тепърва избирате програма за общопрактикуваща практика, вижте и статията „Как да изберем медицински софтуер за ОПЛ“.

Често задавани въпроси